避免工作無效圖鑑：超強社長的70個工作術

工作無效，是職場最大的浪費！

有些事做了，不但給自己找碴，更是給別人添麻煩

同時經營兩家公司，每天準時6點下班
超強社長的70個防呆工作術

如果不能成為神助攻，至少不要成為職場巨嬰豬隊友

無人發言，毫無結論的會議。

總是收到與自己的工作毫不相關的CC郵件。

心裡想著「這個資料明明可以用電腦打一打就好的……」，卻維持手寫的方式。

同樣的事，卻被要求進行好幾次的「報連相」——報告、連絡、相談。

只是開個電腦，就要花上好幾分鐘。

想找資料或歷史郵件內容，每次都無法立刻取得。

這些情況聽起來很熟悉？在辦公室，到處都隱藏著浪費時間或資源的「無效行為」。

很多人討論如何改變工作方式、提高生產力，但為何經常淪為紙上談兵，具體成效不彰？應該有不少人是因為「明知道是無效行為，卻因為拘泥於經年累月的習慣或文化，而無法做出改變」，但是最大的原因應該是，大家並沒有意識到，原來自己的周遭充斥了隨處可見的工作無效行為。

本書作者岡田充弘歷任日本多家大企業，看過許多日系企業和外商公司的工作方式，親眼見識過無效行為的大本營。後來，他透過杜絕無效行為的方法，成功挽救了這家瀕臨破產的公司，並且複製成功經驗創立了另一家公司。現在，他同時擔任兩家公司的社長，以及多家企業或團體的顧問，每天6點準時下班，發展個人興趣，例如鐵人三項、和朋友聚餐經營人脈等，感覺生活幸福。

超強社長的70個防呆工作術，從溝通、人際關係、開會、文書作業、工作環境、時間管理、電腦設定、資訊搜尋等職場八大面向，主動消除無效行為。

• 讓溝通變得更簡單有效：學會交辦的技巧，不再被不清不楚的指令折磨，有效處理郵件，正確釐清匯報關係。
• 消除不必要的人際壓力：避免捲入派系之爭，與職場哥姐前輩保持適當、友好的關係，學會婉拒參加不想去的聚餐和續攤，可以和其他部門的人保持積極交流。
• 開會事半功倍：意識到「開會成本」，事先釐清開會的目的或目標，善用議程和會議紀錄，讓每場會議開得值得。你知道決定事情的會議，人數不要超過多少比較好嗎？
• 加速文書作業：善用印章、手機和Excel等軟體功能，避免重複手寫。學會使用尋找、取代的功能，不再肉眼逐字比對資料。數位化管理名冊，每年維護一次資料。日常保持改善的習慣，把學到的knowledge分享出來。你知道Google除了搜尋，還有什麼其他功能嗎？
• 打造高效工作環境：告別辦公室囤積症，落實無紙化，不必要的資料不要列印出來，戒掉手寫一大堆memo的習慣。此外，不安排固定座位，不配置個人垃圾桶和置物櫃，可以大幅減少辦公室的個人物品及垃圾。
• 有效管理時間，不再「好忙好忙」、「我做不完！」：5分鐘學會最簡單的PDCA循環管理，提升IT素養，活用零碎時間，不再分不清楚什麼事該做、什麼事不該做，甚至因此超時工作。

職場上有形無形的無效行為，一直在耗損時間、金錢、空間等個人或社會資源，讓無數工作者徒增壓力，甚至深感自己是社畜而積極厭世。

主動察覺、意識到職場上的無效行為，保持日常改善的好習慣，避免工作無效。只要持續下去，周邊自然就會形成良好的循環，這些「多出來」的時間、金錢和心力，就可以重新投資兩件最重要的事——建立自我和建立信賴。

岡田充弘

「@Black_cats_cube」與「canaria」兩家公司的負責人。

日本兵庫縣人。曾任職於日本電信電話（NTT）、會計師事務所普華永道、人力資源管理諮詢公司美世顧問等知名公司，擁有豐富的企業重整與組織改革的實務經驗。之後，以董事總經理的身分，參與日本甲南電子公司的事業經營，該公司是攝影器材相關製造商。透過事業重整、打造品牌形象，以及在短時間內大幅改善作業流程、工作方式和辦公室環境等，終於迎來了該公司創業以來的最高收益。之後，將公司改名為「canaria」，擔任社長一職，清償所有借款。

之後，又創立了設計解謎活動的企劃公司「@Black_cats_cube」，擔任負責人。該公司創立短短五年，就成為西日本代表性的解謎活動公司。在擔任公司社長的同時，也擔任多家企業或團體的顧問，積極投入協助創業和培育年輕人才的事業。

興趣為鐵人三項。他主張辦公室不需要固定座位，甚至可以邊跑邊工作的獨特Run＆Work模式，受到大家矚目。著有多部著作，其中暢銷書《高效工作的人都不用滑鼠！效率超高的電腦工作術》（『仕事が速い人ほどマウスを使わない！超速パソコン仕事術』），在日本熱銷超過7萬冊。

前言

職場上，到處隱藏著浪費時間或資源的無效行為

無人發言，毫無結論的會議。

總是收到與自己的工作毫不相關的「Cc」（副本）郵件。

心裡想著「這個資料明明可以用電腦打一打就好的……」，卻繼續維持手寫的方式。

同樣的事，卻被要求進行好幾次的「報連相」——報告、連絡、相談。

只是開個電腦，就要花上好幾分鐘……。

在辦公室，到處都隱藏著這些浪費時間或資源的「無效行為」。

最近，愈來愈多人提到要改變工作方式，探討如何提高生產力，我卻沒聽說有哪間公司或個人具體上做出了什麼樣的改變，或是達到了什麼樣顯著的成果？

到底為什麼，人們總是無法停止無效的行為呢？

是個人意志的問題嗎？

還是公司體制的問題呢？

應該有許多人是因為「明知道是無效行為，卻因為拘泥於經年累月的習慣或文化，而無法做出改變」吧！

不過，最大的原因應該是：大家對於眼前所見的無效行為，根本毫無察覺所致吧？也就是說，大家並沒有意識到，原來自己的周遭充斥了隨處可見的無效行為。

我在本書列舉了我想提醒大家注意的70個工作上的無效行為，說明如何避免的方法。

為什麼我能夠告訴大家杜絕無效行為的祕訣呢？那是因為，我曾經透過杜絕無效行為的方法，成功挽救了瀕臨破產的公司。

我現在經營數家公司，包括顧問公司「canaria」，這家公司負責運用數位技術改善工作方式或制度，另一家則是「@Black_cats_cube」，這家企劃公司主要透過解謎活動活絡企業或地方。

當初，我以外部團隊的方式參與「canaria」的經營時，「canaria」正瀕臨破產危機。

當時的「canaria」並不是顧問公司，而是一家製造商，專門製造攝影機的遙控裝置。當時的辦公室，堆滿了紙張、文具、零件和廢棄物品。

那個場景，堪稱無效行為的大本營，放眼望去，全是一片浪費。

於是，我下定決心：「要讓這些無效行為，全部消失得無影無蹤！」我開始堅持落實杜絕無效行為的方法，從辦公室的大清理開始，到收發郵件的方法、如何開會、IT的活用等，全面避免工作上無效行為的發生。

結果，公司的支出、庫存、加班、電費都逐漸減少了。辦公空間和年輕員工愈來愈多，公司逐漸形成了良好的循環風氣。

最後，我們的業績起死回生；不知不覺中，借款也全數清償了。

在這個過程中，我並沒有大肆進行改革，我所做的，只有「徹底杜絕無效行為」而已。

透過杜絕無效行為，我們才得以運用手邊剩餘的少量時間和金錢，創立新的事業。最顯著的成果就是，我開始經營另一家公司——設計解謎活動的企劃公司「@Black_cats_cube」。

「@Black_cats_cube」創立後，杜絕無效行為的經驗，馬上得以複製。就連創業初期最容易遇到的混亂狀態，我們也都安然度過，邁入了穩健的成長期。創業六年後，現在我們的「@Black_cats_cube」，在設計解謎活動的業界裡，已經是一間小有名氣的公司了。

此外，曾經是製造商的「canaria」，現在也進化成一家專門協助企業杜絕無效行為的顧問公司了。

現在的我，工作和生活都沒什麼太大壓力纏身，真的很幸福。雖然我同時經營兩家公司，並且擔任一些企業或團體的顧問，但我基本上在晚上六點就會下班。之後的時間，我就用來發展自己的興趣，我會練習鐵人三項，或是和朋友聚餐等，把「多出來的」時間用來「鍛鍊自己」或「經營人際關係」。

雖然花了很多時間，但就我本身來講，「杜絕無效行為」這件事，真的可以說是拯救了我的人生。

這本書分享給大家的各種祕訣，都是出自我個人的親身經驗。當然，IT的相關技巧日新月異，書中即時更新資訊，也請大家多多關注、學習新的技巧。

辦公室或工作上的無效行為，其實存在多種形式，除了眼睛看得到的部分，還有一些不那麼明顯可見的潛藏細節。

這些有形無形的無效行為，一直在耗損時間、金錢、空間等個人或社會資源，讓無數的工作者徒增壓力。

工作上的無效行為就算稍微減少，只要有絲毫鬆懈，又會漸漸故態復萌，因此我們應該保持「定期掃除」的習慣，主動有意識地消除無效行為。

為了讓大家不要因為同樣原因煩惱，我透過這本書，向大家揭露潛藏在辦公室或工作上的無效行為，並且分享消除這些無效行為的方法，這就是這本書的宗旨。

但是，如果過於嚴肅談論這個話題，可能會讓大家覺得提不起勁吧！所以，我在書中大量運用圖解，讓大家覺得「對啊，我好像也有這種毛病！」，教大家用類似「抓bug」的方式，體驗到將這些無效工作方式一網打盡（解決）的喜悅。

希望各位閱讀這本書很愉快。

你準備好了嗎？

請跟我一起邁向辦公室這座大森林，共同進行一場杜絕無效行為的大冒險吧！

2019年2月

岡田充弘

工作無效2

工作無效2

無法交辦工作給別人，最後都是自己做

有些人明明忙得不可開交，卻無法將工作分給別人做，只好自己一肩承擔下來。

將大量工作攬下來自己做，工作成效不但可能下降，還會讓你加班加不完。連續加班的話，睡眠時間就會減少，睡眠不足會導致工作效率變差，最後導致工作愈積愈多……。

我想，陷入這種惡性循環的人，應該不少吧！

和自己動手做不同，拜託別人做事是有一些難度的。

不擅長開口請別人幫忙的人，過去在拜託別人幫忙時，一定有過不愉快的經驗吧？由於「不想給別人添麻煩」，或是「自己的事情得自己處理」，會這樣想的人，應該有不少是責任感很強的人，能夠為別人著想，才不願將工作交給別人的吧？

雖說如此，為了避免工作無效、提高生產力，我們都必須好好學習交辦的技巧。

其實，對方是否把你交辦的工作放在心上，並且在規定的時間內，完成一定品質的工作成果，完全取決於「你是如何交辦工作的」。所以，就要看交辦工作的人，有多深的功力了。

至今，我曾與各式各樣的人共事過，我發現想要督促對方行動，確實是需要一些方法和訣竅的。

在這裡，我要簡單說明為什麼受託者遲遲不行動，並且分享三種督促、協助的方法。

u 先將工作加以分割，再交給別人做

文書工作或協調性質的工作等，誰都會遇到這類讓人提不起勁的工作，當被要求做這類無聊的工作時，即使明知道非做不可，行動上卻往往推遲沒有進展吧。

換句話說，只要在這些癥結上面「進行一些改善」，就得以解決六成的問題了。

針對這種情況的交辦訣竅，就是盡量讓交辦內容變得「愈簡短、愈小批量」愈好。

像文書工作等需要時間和精力的事情，建議不要一次交代太多項，最好是簡單的事項一件一件交辦下去。

如果是牽涉到困難的利害協調等人際關係事務，就拜託對方進行簡單傳達就好。

如果是長期的任務，就盡可能將任務分割成幾個小項目，並要求對方逐一提出詳細報告。

如此一來，只要按部就班進行，事情就能夠逐漸步上軌道。

此外，當你發現對方好像做得很厭煩時，也可以適時穿插一些「小任務」，例如把不要的紙箱拆開丟掉，讓對方改變一下心情。設計一些誘導行動的「有趣圈套」，也是交辦工作的訣竅之一喔！

v 和對方一起排除障礙

人不想行動的理由，有千百種。

其中，如果還得兼顧其他工作，或是一些私人事務時，一個人很容易感到不知所措吧。

遇到這種情況，我們要做的，就是協助對方、與對方共同排除障礙，或是坐下來好好談一談。

就算最後無法完全解決問題，也會加深彼此的信賴。藉由這種契機，使得對方的行動意願提升，反而可能出現意想不到的正面效果。

w 配合對方的能力，調整交派工作的難易度

我們當然都知道，每個人並非十項全能，總會遇到不擅長的工作。

因此，在委託工作時，要先清楚對方的能力，視事情的難易度，交辦對方能力所及的任務，這是非常重要、有效的關鍵。

如果對方是部屬，逐漸交辦困難的工作，有助於培養對方的自信。

慢慢擴大委託工作的範圍，再逐漸調高要求的標準，這樣對方應該可以逐漸跟上。

不擅長請託他人做事，或不擅長要求別人做事的人，要更有意識去觀察對方，然後進行適當提醒或協助，或許就會產生截然不同的結果喔。

本書內容一覽

前言 職場上，到處隱藏著浪費時間或資源的無效行為

第1章 讓溝通變得簡單有效 溝通篇

工作無效1 交辦別人的工作，最後總是變得一塌糊塗

工作無效2 無法交辦工作給別人，最後都是自己做

工作無效3 總是被不清不楚的指令折騰得很慘

工作無效4 被無意義的「報連相」（報告、連絡、相談）搞得精疲力盡

工作無效5 沒有事先釐清匯報關係

工作無效6 工作上大家很少就事議論，幾乎都是單調回答問題而已

工作無效7 忙著代轉電話，手上工作只得延宕

工作無效8 每當想要集中精神工作時，就會有人過來聊是非

工作無效9 收到的郵件經常長篇大論，需要花很多時間閱讀

工作無效10 每天都得瀏覽大量郵件

第1章總結

第2章 消除不必要的壓力 人際關係篇

工作無效12 工作經常捲入派系之爭

工作無效13 來自職場哥姐前輩的壓力，讓人喘不過氣

工作無效14 被迫參加不愉快的聚餐、卡拉OK和續攤

工作無效15 忙得要命的時候，還要趕做賀年卡

工作無效16 來往的都是自己部門的人

工作無效17 交際應酬花去太多時間

第2章總結

第3章 如何才能事半功倍 會議篇

工作無效18 開會開不完，過時的會議形式

工作無效19 會議結論由出席者的頭銜來決定

工作無效20 會議的目的或目標不明確

工作無效21 會議中的工作分配不明確

工作無效22 沒有配合開會目的決定會議的進行方式

工作無效23 為了會議的事前準備人仰馬翻

工作無效24 開會成效因為主持人不同而有落差

工作無效25 會議的討論沒有深度和廣度

工作無效26 會議決定的事項沒有執行

第3章總結

第4章 讓麻煩作業變得簡單 文書作業篇

工作無效27 信封或各種單據，每次都用手寫一樣的內容

工作無效28 紙本資料都手動key in到電腦

工作無效29 資料的確認或核對，都要親自逐字比對

工作無效30 類似的資料，每次都是重新製作

工作無效31 製作資料時，想要使用螢幕截圖，都得耗費一番功夫

工作無效32 總是不斷key in頻繁使用的語句或地址

工作無效33 疏於管理名冊或名片

工作無效34 未能妥善管理工作進度或任務

工作無效35 知識或經驗只屬於特定個人

工作無效36 每個人都用不同方式處理定型業務

工作無效37 沒有改善的習慣，經常在工作時出現遲疑不決

工作無效38 對於工作失誤或紕漏毫無所覺，就這麼放著不管

工作無效39 不斷重複相同的失誤

工作無效40 沒有具體改善生產力的機制

第4章總結

第5章 讓注意力不再中斷 工作環境篇

工作無效41 辦公桌的紙本資料堆積如山

工作無效42 從一大堆的紙本資料尋找資料，花掉大把時間

工作無效43 一定要把資料列印出來，光看電腦螢幕無法有效思考

工作無效44 無法戒掉手寫memo的習慣

工作無效45 沒有落實無紙化的相關規定

工作無效46 個人物品和資料不斷增加

工作無效47 花了很多錢購買文具或備品

工作無效48 常常為了找東西而分散注意力

工作無效49 一整天都坐在同一個位置上工作

第5章總結

第6章 不再「好忙」、「做不完！」 時間管理篇

工作無效50 無法活用零碎時間

工作無效51 工作經常退回重做

工作無效52 制定好的計畫總是延宕

工作無效53 狀況百出，一直需要救火

工作無效54 分不清楚什麼事該做、什麼事不該做，甚至因此超時工作

工作無效55 舉棋不定，遲遲無法下決定

工作無效56 不擅長任務管理，經常漏東漏西

第6章總結

第7章 不花錢就讓公司電腦擁有超高效率 電腦設定篇

工作無效57 多餘的視覺效果讓電腦運作變慢

工作無效58 不必要的開機軟體或常駐軟體，讓電腦的啟動變慢

工作無效59 電腦塞了太多不必要的軟體

工作無效60 更新後，電腦變慢

工作無效61 鍵盤、滑鼠不聽使喚

工作無效62 電腦或Wi-Fi的速度很慢

第7章總結

第8章 如何立馬取得想要的資訊 資訊搜尋篇

工作無效63 開啟搜尋工具耗掉不少時間

工作無效64 出現一大堆不準確的搜尋結果

工作無效65 契約書或制式文件，都自己從頭製作

工作無效66 除了搜尋，不知道Google還有什麼其他功能

工作無效67 想找歷史郵件內容，一封一封瀏覽尋找

工作無效68 因為想不起名稱，就放棄搜尋

工作無效69 不會整理資料，電腦檔案總是一團亂

工作無效70 找不到最新版的檔案，更新到舊的資料

第8章總結

結語 避免工作無效，把時間和心力投資在兩件最重要的事

書籍代號:2BBZ0010

商品條碼EAN:9789869884266

ISBN:9789869884266

印刷:套色

頁數:256

裝訂:平裝