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最強CAPD法則:14天行動計畫,徹底改變工作效率

すごい効率化

作者:金川顯教

譯者:楊毓瑩

出版品牌:光現出版

出版日期:2018-09-05

產品編號:9789869620291

定價 $320/折扣1冊

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【總著作累計暢銷100萬本

世界頂尖7年級會計師,

顛覆傳統PDCA的「CAPD法則」,

14天行動計畫,徹底改變工作效率!

 

  你是認真工作,還是奴性太重?請檢視你是否有以下的「社畜思維」:

  ➡「命都賣給公司了……」

  ➡「光整理代辦清單,一整天都沒了……」

  ➡「因為工作做不完,所以最近睡眠不足……zZZ」

  ➡「我也想看書充實自己,但就是沒時間啊……」

 

  本書作者金川顯教,是日本新銳的暢銷書作家。大學期間,他只花兩年就考取會計師執照,畢業後任職於世界級會計師事務所Tohmatsu。在職期間,他擠出時間準備創業,致力於提升工作效率的心法,以「CAPD法則」取代傳統的PDCA循環。

 

請你借我14天就好!──14天的行動計畫,翻轉你的一生

  第一天,請先找出一個「家裡以外」的專屬空間,早上和晚上各撥出30分鐘,以10分鐘為一單位做3件事:❶蒐集情報、❷列出不做清單、❸執行CAPD。

 

  【檢核思考──CAPD法則】

  PDCA已經落伍了!先從「C」(檢核)開始,從過去案例分析,考察3個要點:❶「成功的人」、❷「失敗的人」、❸「自己」。接著才進入「A」(改善)➡「P」(計畫)➡「D」(執行),落實「CAPD」循環。

 

  【重點思考──一行文書寫邏輯】

  限制在一行文內做出「C」(檢核),內容環扣在三個要點:❶「目標」、❷「問題點」、❸「改善策略」。最後,你會累積成一本「專屬戰略書」!這個書寫邏輯可運用在寫信、提案、做簡報、寫企畫書、閱讀等任何工作與生活中。

 

  【不做思考──「不做」什麼,比「做」什麼更重要!】

  利用10分鐘,決定「不做某件事」,在過濾工作的過程,就能知道該如何簡化作業、工作的優先順序。

 

  【行動思考──有5成把握,就衝了!】

  你是屬於「先學再做」的人嗎?等到做好準備才開始行動,其實是最沒效率的,況且實際進行時,也不可能完全發揮實力。當你覺得「有一半的信心!」「好像感覺對了?」就全力衝刺;剩下的一半,則靠行動過程中的應變與修正,實踐「CAPD」。

 

  【時薪思考】

  你是不是經常在趕趕趕、懷疑自己時程管理有問題?請實行一個月的遊戲——按時間付費:


  ●看了1小時綜藝節目,就投100塊到存錢筒

  ●耍廢了1個小時,也投100塊

  ●早上忘記利用30分鐘準備工作,也要投50塊
 

  ……如果一個月後存到2,000,你就知道自己整整痛失了20小時!計算時薪,養成「時薪思維」,不需要下定決心,也不用任何人鞭策你,自然就懂得時間管理。

 

  不做社畜!以自己為優先,沒有任何人可以委屈你!

金川顯教(Akinori Kanagawa)

Social River公司董事長。出身於日本三重縣。立命館大學產業社會學院畢業。大學在學時即考取會計師證照,並就職於世界四大會計事務所之一德勤(Deloitte Touche Tohmatsu Limited, DTTL)集團的監察法人Tohmatsu(Deloitte Touche Tohmatsu LLC)。在外商公司表現亮眼,同時準備創業,凡事講求效率化。創業後持續運用這些提升效率的方法,在沒有辦公室和員工的狀態下,每年創造以億日圓為單位的營業額,並且在經年累月的研究下,有系統地彙整出這些方法,讓人人可以用最少的時間和勞力,獲得最大的成果。

著作包括《轉變——改變思維,人生的危機就會變轉機!》(チェンジ~人生のピンチは考え方を変えればチャンスになる!~)、《現在立刻丟掉錢包》(財布はいますぐ捨てなさい;以上皆SunRise Publishing)等。

楊毓瑩

臺大日文研究所畢業。喜歡旅行、塗鴉、閱讀。覺得從事文字工作,分享知識是一件愉悅的工作。

聯絡信箱:skinnyisbetter@gmail.com

前言

●14天後,你能讓工作變得不一樣──不再是為公司而活,而是為自己而活!

  日本政府召開「工作方法改革與實踐會議」,研議如何落實相關計畫,改善工時過長和引進同工同酬制度。

  這麼做的目的,在於增加工作效率、減少加班、提高生產力。隨著全球化和科技的急速發展,工作方式當然也要大步跟進。

  但「效率化」只是手段,並非目的。大部分的討論將「增加工作效率」與「提升生產力」當作最後的目標,卻鮮少聚焦於個人該如何改變自己的行為與態度,而這些對我們都非常重要。

  簡單來講,減少加班時間是手段,真正的目的是將不加班所得到的時間投資在自己身上,完成自己應該做的事。例如,多陪伴家人、再當一次大學新鮮人、學習或研究小時候的興趣等。

  我必須先說,混淆手段和目的,會讓人在時代的變革中錯失機會。

  對於改變工作方式和增加工作效率,抱持著被動的態度,覺得「因為大家都這麼說,自己只好跟著改變」,也是很可惜的想法。

 

  說得極端一點,你不應為了公司「改變工作方式」,而是為自己「改變工作方式」。

 

想賺大錢、想逃離慣老闆……現在的你應該立刻做這些事!

  那麼,哪些是手上拿著這本書的你,真正該做的事?

  你做的事必須是真正的「目的」。目的模糊不清的話,效率和工作方式的改變,到頭來都只是暫時的。

  人類的壽命愈來愈長,有人甚至預測未來到了七、八十歲都還不能退休。如果真的是這樣,為了因應這種時代的來臨,更應即早找出真正的目的。

  

  假設你現在是三十歲的上班族,每週工作五天,月收入二十五萬日圓(約新臺幣七萬元)※1

  天天搭沙丁魚電車上班,從早上九點上工,加班到晚上九點才下班,沒有加薪,也沒有自己的時間,但因為家裡有兩個嗷嗷待哺的小孩,只能咬牙撐下去……即使現在的你正是像這樣被工作追著跑,我想你一定依然保有目標和願望,在心中描繪「理想的未來」:

  

l 想換到其他公司,做更有意義的工作。

l 希望升遷。

l 闖出一番成績,增加年收入。

l 希望月收入有一百萬日圓(約新臺幣二十八萬元)

l 想用興趣來創業。

l 想移民。

l 希望工作時間更有彈性。

l 想回學校念書。

 

  ……寫得愈多、愈具體愈好。

  接下來,在筆記本或隨便一張不要的A4紙背面的正中央,畫一條線,左邊寫下現在的自己,右邊寫下未來的展望,想到什麼就寫。然後,請在右邊的未來展望旁邊加上「時間」,訂下期限。

  

  還可以嗎?是不是寫了很多?

  如果想不出要做什麼,不妨寫下不想做的事:

  

l 不想再擠電車!

l 不想加班!

l 想逃離慣老闆!

  

  ……隨便你寫。

  藉此就能發現,「現在的自己」與「未來的自己、不想變成某種樣子的自己」之間,有哪些差別。你可以透過這個方式知道自己該做什麼來填補落差,最後讓真正的目的變得更具體和明確。

  這個做法很重要的一點是,目的因人而異。

  我認為重要的事,對你而言不一定重要,我的工作方式也不一定適合你。

  也就是說,必須依照每個人的希望和需求,認真探索出獨一無二的工作方式。

 

結果,立刻去做的人得到一切

  首先,沒有行動就永遠沒有答案。

  增加工作效率、改變工作方式的首要之務,在於「說到做到」。

  我現在之所以能在各方面有效獲得成果,都是拜行動所賜。

  高中的時候,我的成績爛到不行,偏差值只有三十五,重考一年才終於考上立命館大學。

  連眾所公認大學生不可能考取的會計師證照,我也用大學四年就拿到了。

  我在外商有限責任監察法人TohmatsuDeloitte Touche Tohmatsu LLC)工作時,即使每天從早到晚忙得焦頭爛額,還是一邊準備創業,最後終於讓事業步入軌道。

  每個成果都是我下定決心,認真行動開拓而來的。

  

  日本有一句話說:

 

  「立刻去做的人得到一切。」

 

  就算現在的我比各位有才能,那也不是因為我天生能力強。從我大學重考一年來看,你就知道我原本的資質很差。

  但正因為知道自己資質差,我比誰都認真追求效率,不斷採取立即的行動並檢討、改進。我更長期投入研究如何在最短期間內創造成果,這麼說一點都不浮誇。

  覺得第一步很沉重,所以始終跨不出去的話,最後只會虛度光陰。感到迷惘時,不管三七二十一做就對了的決心,其實相當重要。

 

總是白忙一場的人,不是「做事沒章法」就是「只會嘴砲」

  你可能會認為,這樣講是沒錯啦,但自己又不是特別優秀,做了也不一定順心如意。

  不過,就我的觀察,做事不順利或沒有收穫的人,原因不外乎以下兩種:

 

l 光說不練

l 做事方法錯誤

 

  也就是說,他們要不是空談,就是方法錯誤。

  例如,「希望自己可以流暢地上臺報告,卻總是失敗」的人,要不是根本沒練習如何面對眾人演講,就是表達方式錯誤。

  同樣的,想要迅速做完工作,立刻看到成果,卻事與願違,就表示自己沒有實際行動,或者根本做錯了。

  而且,我們通常以為成功的人天生資優,能力和自己天壤地別,這種想法也完全不對。

  說實在的,我以前也認為天賦本來就有所差異,勉強不來;但實際上,就算是工作速度快的人,能力也和其他人相差不多。

  只不過這些人的行動比別人快且多,失敗後不斷檢討改進,努力做好準備,所以才能壓倒性地贏過他人。

 

用對「方法」,你不再只是嘴砲、腦砲、魯蛇!

  首先,請你先確認自己是不是屬於「光說不練」的類型,也就是檢視目前的工作方法是否有效率。如果你根本沒有作為,先動起來就對了,這是絕對不能少的首要步驟。

  而且,應該摒棄「做與不做」的標準,以「做或立刻做」的思維判斷自己的狀態。

  而火速行動後,當然可能一帆風順,也可能遭遇挫折。無論如何,請一定要分析失敗或成功的因素。

  我有五成把握時,就會開始衝刺,但過程中一定會持續檢討,歸結出成功的原因,改進失敗的原因,減少走冤枉路,這就是第二個步驟。

  最後,把整體行動標準化,翻轉自己的思維和行動,讓自己可以輕鬆獲得想要的成果。

  每個人經歷的過程都一樣,不需要任何特殊能力。

  反過來講,如果已經努力到一定的程度,卻還是一場空,請檢討是否是「方法錯誤」。

  本書中,除了直接運用在工作上的有效方法之外,也會詳細介紹如何做好工作前的準備和調整身心狀態。

  很多人只求工作當下能做出成績,但事前準備不足的話,當然也會拖慢工作速度。

  例如,如果你熟悉快速鍵、建立個人詞庫、不看鍵盤打字……每天都能省去二到三小時的工作時間;然而如果沒有做好這些準備,再怎麼努力,效率還是差。

  相反的,就算你擁有超高的電腦技能,可迅速完成工作,但睡眠不足導致身體狀況不佳,就無法如願發揮實力。

  總之,用錯的方法做事,不可能會有好結果,因此,請改變自己的想法和做法。

 

請你借我14天!

──14天的行動計畫,翻轉你的一生

  本書最前面的第一天到第四天,將具體介紹如何優化工作環境。

  尤其電腦是工作的必備工具,只要調整出屬於自己的最佳作業環境,工作效率一定會明顯提升。

  另外,晨間和晚間的活動,對於提升工作效率特別重要,我在第一天的內容中也會做相關說明。任何上班族只要落實這些方法,都能有很棒的效果。

  

  之後第五天到第十一天,是讓實際工作過程更有效率的技巧。不過,這些提升效率的方法跳脫了一般常識,是我本身所用的「超效率」技巧。

  例如,以「CAPD」取代P(計畫)、D(執行)、C(檢核)、A(改善),從「檢核」開始進行管理循環、用一行字記錄檢核結果,以及製作「不做清單」(not to-do list)取代待辦清單等。上班族最重視的資料蒐集和時間管理,其實也可以用最有效且最快的方法完成。

  我完全不藏私地傾囊相授,請立刻翻轉自己的思維,用最短的時間創造最大的成果。

  

  最後是大多數上班族不太注重的身心健康。我將透過第十二天到第十四天,告訴你如何強化健康的身心狀態,這才是工作的基礎。

  就算工作技巧再強,沒有健康的身心,以鞏固自己的根基,也無法全面發揮實力。最終造成工作效率差異的,其實是這個部分。

  

  用十四天學會這些方法並落實,二週後就能探索出一條路,實現理想中的自己。先不用勉強自己,從做得到的部分做起。任何人只要一點一滴逐漸改變,都可以促進工作效率。

  學會所有方法,等於掌握了比別人更迅速成功的模式。而且,具備這些能力可以翻轉你的一生!

  所以,請從現在就展開行動。與其空想,不如現在立刻閱讀本書,比其他人早一步立刻實踐書裡的方法。

  

  努力的辛苦是短暫的,努力的成果卻會跟著你一輩子。

  從這一刻起,請利用十四天的時間,創造豐碩且有價值的未來。

 

 

  1. 日本新鮮人起薪平均二十萬日圓(約新臺幣五萬六千元)左右,是臺灣的二到三倍,然而開銷也是臺灣的二到三倍,因此這樣的月薪相較於在臺灣領28K
  2. 立命館大學:本部位於京都,是關西四大私立名校之一;其他三所是關西學院大學、關西大學、同志社大學。
  3. 有限責任監察法人TohmatsuDeloitte Touche Tohmatsu LLC):原為會計師等松農夫藏於二戰後成立的會計事務所,後被國際會計師事務所德勤(Deloitte Touche Tohmatsu Limited, DTTL)收購,成為集團會員之一,而等松(Tohmatsu)這個姓氏也放入該集團名之中。監察法人Tohmatsu負責為各企業提供審計、稅務、企業管理、財務諮詢等服務,為日本最大會計事務所。

推薦序

 ●這是一本會逼死你自己的書! ──職場作家│黃大米

 ●一本書開始的美好人生 ──一書一觀點創辦人│許維真(梅塔Meta)

 

前言──你是上班族,還是上班奴?

 ●14天後,你能讓工作變得不一樣──不再是為公司而活,而是為自己而活!

 ●想賺大錢、想逃離慣老闆……現在的你應該立刻做這些事!

 ●結果,立刻去做的人得到一切

 ●總是白忙一場的人,不是「做事沒章法」就是「只會嘴砲」

 ●用對「方法」,你不再只是嘴砲、腦砲、魯蛇!

 ●請你借我14天!──14天的行動計畫,翻轉你的一生

 

第1天 擁有固定場所與時間──【專注思考】

 ●創造住家以外的工作空間──身體早就記住,家是拿來休息的

 ●調整環境,讓你天天專心──因孤獨而專注,因專注而成功

 ●屬於自己的專用座位──讓身體習慣,來這裡就是要工作

 ●再忙,也擠得出最重要的30分鐘

 ●這些事,只需要10分鐘

 ●別再想了,早晚徹底執行3項例行公事──東學一點、西學一點,不會更有效率!

 

第2天 全面整頓電腦作業環境──【數位思考①】

 ●數位社會,你還在用「紙」工作嗎?──紙本整理術、筆記術,落伍了!

 ●徹底落實「無紙化」!──丟掉記事本和筆記本,數位APP強大又安全

 ●資料全部上傳到雲端

 ●筆記、行程、會議紀錄,統統彙整到Google

 ●資料沒「同步」,等於沒價值

 ●工作能力強的人,不會浪費時間熟悉新電腦的鍵盤位置和快速鍵

 ●你是不是該換電腦了?──時間的價值,遠勝過於金錢

 

第3天 電腦操作、輸入,全部自動化──【數位思考②】

 ●你是不是常常找不到標點符號、四聲的鍵盤位置?──打字,不僅要練到不看鍵盤,還要夠快

 ●拜託!你還在用滑鼠嗎?──完美使用快速鍵

 ●用滑鼠換粗體、加底線,手指都要抽筋

 ●拉捲軸、選取文字,也要「無鼠自通」

 ●個人詞庫,至少要有100個以上的單字

 ●省去大半重複工作的關鍵──不從零開始做起,套用範文、範本

 ●讓死板的工作術活起來!──不斷檢討、發現新方法

 

第4天 時間斷捨離──【時薪思考】

 ●同樣只有24 小時,為什麼別人的成就就是比你多?

 ●被便利商店偷走的時間?

 ●去ATM領錢,為什麼非做不可?

 ●其實,你的皮夾只有囤積雜物的功能……──丟掉錢包,一卡結帳!

 ●原來,沒有電視的生活更美好!!

 ●被手機偷走的時間?──開啟「飛航模式」,想像自己在飛機上

 

第5天 PDCA並不鬼速⁉ 最強「CAPD」法則!──【檢核思考】

 ●你真的覺得PDCA實用嗎?──顛覆PDCA的「CAPD法則」!

 ●失敗的PDCA──光是計畫和執行,少了最重要的「檢核」

 ●成功的人,不會笨到工作都快做完了才開始檢討

 ●如何反省「自己」?──把自己跟「成功者」「失敗者」擺在一起比較就知道了!

 ●當你沒同事又沒人脈……就讓書本告訴你!

 

第6天 腦袋瞬間清晰的「條列式記錄法」──【重點思考】

 ●1行文書寫邏輯

 ●條列式記錄,4項以內搞定!

 ●條列式記錄也要下標!──目標、問題點、改善策略

 ●你寫信還在用「請盡快……」「麻煩您……」嗎?──善用專有名詞、期限、否定句

 ●萬用的條列式記錄法

 ●正視自己的缺點,才能成長

 ●看見自己的優點,才有前進動力

 

第7天 製作「不做清單」──【不做思考】

 ●你還在寫「待辦清單」嗎?就是這個讓你忙不完!

 ●迅速做完工作的3個條件

 ●工作效率差的人,其實是笨得認真⁉

 ●工作量老是超載?──因為你又做了「不該你做」的事

 ●「不做」什麼,比「做」什麼更重要

 ●先問哪個重要?再問何時完成?──辨別緩急、排定進度

 

第8天 單打獨鬥,不如團隊合作──【團體思考】

 ●以隊友工作為優先,才是最聰明的作戰術

 ●了解部屬進度、詢問主管意見,都要用「開放式提問」

 ●不是「非你不可」的工作,就請別人幫忙

 ●害羞的人,容易吃悶虧!敢開口、不畏縮,同事全都挺你!

 ●讓部屬都變神隊友的溝通術──記錄團體溝通

 ●你是不是以為E-mail發出去,工作就交差?──二次溝通,預防失誤

 ●溝通零失誤的祕訣──「想像」的步驟

 

第9天 有5成把握,就全力衝刺!──【行動思考】

 ●看似追求完美,實則拖累效率──走出「完美主義」陰影,用「差不多主義」展現行動力

 ●永遠不會準備好,做就對了!

 ●加快工作的關鍵──不考慮不猶豫,做了再說!

 ●邊做、邊學、邊修正

 ●回信,不要思考超過10秒、回覆控制在10行

 

第10天 超高效率資訊蒐集術──【學習思考】

 ●一流的人,都有閱讀習慣

 ●閱讀的技術──「想像」與「記錄」

 ●精準學習,就在於閱讀後的實作與分享──學習量與產出量等比

 ●在容易分心的空間裡也能專注的學習法──Podcast、YouTube、有聲書

 ●講座認真聽、做筆記,就真的「學到」了嗎?──會後交流時間,才是學習精華的機會!

 

第11天 超高效率時間管理術──【目的思考+果斷思考】

 ●自律,從排滿行程開始做起

 ●處於「極限狀態」時,任何誘惑來都不怕!

 ●「時薪思考」實踐篇!──浪費1小時,就投100塊,1個月後看看你存了多少?

 ●時薪思考+目的思考,鍛鍊效率化思維

 ●再沒意義的工作、再無聊的生活……一旦反轉立場,就能創造新體驗

 ●你經常猶豫不決嗎?──1秒決定午餐的練習,學會「果斷」

 

第12天 睡好、睡飽──【生活品質思考①】

 ●「實力」=「技能」×「健康狀態」

 ●趁年輕熬夜、加班、拚工作?──不,你應該睡飽一點!

 ●你是不是經常加班到快凌晨才開始回E-mail?

 ●好床墊,是必要的工作投資

 ●選對寢具,夜夜好眠,工作效率暴增

 ●失眠,也可能是睡衣惹的禍?

 

第13天 講究飲食和運動──【生活品質思考②】

 ●肚子贅肉,一坐就一坨?──工作能力強的人,再忙也會健身和養生

 ●吃個飯要想半天……──你有食物選擇障礙嗎?

 ●多吃肉少澱粉

 ●避免不了的應酬,隔天宿醉痛不欲生?

 ●漸進式改變飲食習慣

 

第14天 聰明人的溝通力──【個人品牌思考】

 ●有特色、有粉絲、有個人品牌,助你贏得好人緣

 ●如何瞬間爆紅?──(其實很簡單、10分鐘就學會的)魔術表演

 ●做很少人會的事,你就會看起來很強!

 ●如何贏得好人緣?──善用美食APP,成為(假的)美食達人

 ●如何成為眾人讚不絕口的商務人士?

 

結語──不做社畜!以自己為優先,沒有人可以委屈你!

書籍代號:1DID0008

商品條碼EAN:9789869620291

ISBN:9789869620291

印刷:黑白

頁數:256

裝訂:平裝

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